Sin caja negra. Así es exactamente cómo trabajamos.

Subtítulo: Tres fases. Herramientas conocidas. Garantía de exactitud documentada. Cada paso que damos queda registrado y entregado.

Fase 1 — Diagnóstico (48 horas, sin coste)

Antes de trabajar en tu CRM, necesitamos saber qué tiene. El diagnóstico no es una llamada de ventas: es trabajo real entregado antes de firmar nada.

Qué necesitamos de ti:

Una muestra de 500 registros de tu CRM exportada en CSV o Excel. No necesitamos acceso completo a tu sistema.

Qué hacemos en esas 48 horas:

• Analizamos el porcentaje de emails inválidos o con alto riesgo de rebote
• Detectamos duplicados exactos y probables en la muestra
• Identificamos los campos críticos vacíos o con formato incorrecto
• Estimamos el porcentaje de contactos que ya no están en el cargo o empresa registrados
• Calculamos el Score de Salud CRM de tu muestra (escala de 0 a 100)

Qué recibes:

Un informe PDF de 3 a 5 páginas con el Score de Salud, los 3 problemas principales detectados con datos concretos, y una estimación del trabajo y coste necesario para resolver cada problema en la base completa.

Qué ocurre después:

Si el diagnóstico confirma que tienes un problema que vale la pena resolver (la mayoría de los CRMs con más de 2 años sí lo tienen), te enviamos una propuesta detallada en 24 horas con el desglose de créditos, el precio total del proyecto y el timeline de ejecución. Sin compromiso de contratación.

Fase 2 — Limpieza masiva (Big Clean)

De 2 a 6 semanas. Tu CRM pasa de ser un problema a ser un activo.

El Big Clean es el proyecto de transformación. Tomamos el CRM en su estado actual y lo entregamos en condiciones operativas: sin duplicados, con datos verificados, con campos completados y con registros unificados.

Cómo se estructura el trabajo:

Semana 1 — Auditoría completa y planificación

Auditamos la base completa (no solo la muestra). Configuramos la conexión con tu CRM vía API. Definimos contigo las reglas de fusión (qué campo prevalece cuando hay conflicto entre duplicados), los criterios de deduplicación y las prioridades de enriquecimiento. Nada se ejecuta sin tu aprobación sobre las reglas.

Semanas 2-4 (o más, según volumen) — Ejecución

• Deduplicación sistemática por email, teléfono, nombre y empresa
• Validación de emails mediante BetterContact (validación técnica + catch-all)
• Verificación de teléfonos: línea activa, tipo (móvil/fijo), portabilidad
• Verificación de cargos y empresas mediante LinkedIn Sales Navigator
• Enriquecimiento firmográfico con sector, tamaño, web y datos corporativos
• Normalización de todos los campos al estándar acordado

Revisión intermedia (a mitad del proyecto)

Te enviamos un informe de progreso con los registros procesados hasta ese momento, las incidencias detectadas y las decisiones tomadas. Tienes la oportunidad de validar el criterio antes de continuar con el resto.

Entrega final

Un CRM actualizado en tu sistema, más un informe de cierre con el resumen completo: registros procesados por tipo de acción, créditos consumidos, comparativa antes/después de los indicadores clave de calidad.

Herramientas que usamos:

Estimación de tiempos por volumen:

Fase 3 — Mantenimiento continuo (Keep Clean)

Los datos se degradan al 22,5% anual. Sin mantenimiento, la limpieza que acabas de hacer pierde la mitad de su valor en 26 meses.

El Keep Clean no es opcional si quieres proteger la inversión del Big Clean. Es el equivalente a cambiar el aceite del motor: no lo haces para reparar algo roto, lo haces para que lo roto no pase.

Qué incluye el mantenimiento mensual:

• Verificación y actualización de los registros que se han degradado en el último mes
• Validación de nuevos contactos importados antes de que entren en campañas o secuencias
• Detección y fusión de nuevos duplicados generados por el equipo comercial o marketing
• Informe mensual de salud del CRM: evolución del Score, registros actualizados, anomalías detectadas

La matemática del mantenimiento:

Para un CRM de 20.000 registros:

• Sin mantenimiento: ~4.500 registros se degradan cada año (22,5%)
• Coste de una segunda limpieza masiva en 2 años: aproximadamente €11.520
• Coste del mantenimiento anual (paquete Caudal): aproximadamente €2.868/año
• Ahorro: más de €8.000 cada 2 años, además del coste en productividad perdida durante ese tiempo

La regla de la industria es 1-10-100: prevenir cuesta €1 por registro, limpiar cuesta €10, y no hacer nada cuesta €100 en productividad, licencias y oportunidades perdidas.

Garantías. Explícitas y por escrito.

Garantía de exactitud — 95%

Garantizamos que el 95% o más de los registros procesados tendrán los campos actualizados de forma correcta y verificable. Si un registro no supera la verificación de calidad, lo repetimos sin coste adicional de créditos.

Garantía de proceso — Diagnóstico previo siempre

Ningún proyecto de limpieza comienza sin una auditoría previa gratuita de 500 registros. Nunca empezamos a trabajar sin que tú tengas sobre la mesa datos concretos de tu caso específico.

Conformidad RGPD

Todos los procesos de Validata son conformes con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Antes de procesar cualquier dato de tu CRM, firmamos un contrato de Encargado de Tratamiento (DPA) que regula la responsabilidad de cada parte, los plazos de retención y los procedimientos en caso de incidencia.

Tus datos no se almacenan en sistemas de terceros fuera del Espacio Económico Europeo. No se usan para entrenar modelos ni para ningún fin que no sea la ejecución del servicio contratado.

Confidencialidad

Firmamos acuerdo de confidencialidad (NDA) con cada cliente antes del inicio del proyecto. La información de tu CRM no se comparte ni se utiliza para ningún otro propósito que no sea la ejecución del trabajo acordado.

FAQ

P: ¿Tenéis acceso completo a mi CRM o solo a la muestra?

R: Depende de la fase. Para el diagnóstico gratuito, solo necesitamos una muestra de 500 registros en CSV: no accedemos a tu sistema. Para el Big Clean y el mantenimiento, trabajamos vía API con permisos específicos de lectura y escritura sobre los objetos acordados. Nunca solicitamos acceso de administrador global.

P: ¿Qué pasa si no estoy de acuerdo con alguna decisión de fusión o limpieza?

R: Antes de ejecutar ninguna acción, definimos contigo las reglas de criterio: qué campo prevalece, qué registros se fusionan, qué se elimina. Todo queda documentado. Si durante el proyecto detectamos un caso que no encaja con las reglas establecidas, lo ponemos en pausa y consultamos contigo.

P: ¿Podéis trabajar sin integración API, solo con ficheros?

R: Sí. Para proyectos con CRMs que no permiten integración directa, trabajamos con exportaciones e importaciones gestionadas por ti. El proceso es algo más manual pero el resultado es el mismo.

P: ¿Cómo sé que el resultado es correcto?

R: Cada entrega incluye un informe de cierre con la muestra aleatoria de verificación de calidad: registros revisados, porcentaje de exactitud comprobado, incidencias detectadas y resueltas. Si el porcentaje de exactitud es inferior al 95%, repetimos el trabajo sin coste.

P: ¿Cuántos proyectos habéis hecho?

R: Contáctanos para una conversación directa. Podemos compartir referencias de clientes en sectores similares al tuyo bajo acuerdo de confidencialidad.