Resultados de proyectos reales. Con datos reales.
Subtítulo: Tres empresas con el mismo problema: un CRM que no reflejaba la realidad. Estos son los resultados.
El 44% de las empresas pierde más del 10% de sus ingresos anuales por datos CRM de baja calidad. Los tres casos que encontrarás en esta página empezaron con ese mismo problema: bases de datos acumuladas durante años, con duplicados, registros obsoletos y campos incompletos que hacían que el CRM fuera un problema en lugar de un activo.
Los resultados no son proyecciones. Son los números que se entregaron al cierre de cada proyecto.
Sector Salud — Base de datos de hospitales y centros de salud
Sector: Salud
Tipo de base: Registros de hospitales, clínicas y centros de atención
Problema principal: Base de datos acumulada con miles de registros de centros de salud e interlocutores de compra, con alta rotación de personal directivo y datos sin actualizar
El problema
La organización disponía de una base de datos extensa de hospitales y centros sanitarios, construida durante años a partir de múltiples fuentes. El objetivo era disponer de una lista operativa de contactos decisores en el sector: directores médicos, responsables de compras, jefes de departamento.
El problema era que la rotación en posiciones directivas del sector salud es alta, y muchos de los registros tenían información desactualizada. La base era grande en volumen pero baja en calidad operativa: muchos contactos ya no estaban en los puestos registrados, y una parte de los centros tenía datos de contacto incorrectos o incompletos.
Lo que hicimos
Auditamos la base completa e identificamos los registros con mayor probabilidad de estar desactualizados por antigüedad y por tipo de cargo. Verificamos cada registro mediante LinkedIn Sales Navigator y fuentes de datos sectoriales del sistema sanitario. Actualizamos los cargos, emails y teléfonos de los contactos que habían cambiado de posición, y prospectamos los reemplazantes en los casos donde el contacto original había abandonado la organización.
Los resultados
93% de los registros localizados y actualizados con datos verificados.
El equipo responsable de la base de datos pasó de trabajar con una lista de dudosa fiabilidad a disponer de una base operativa con un porcentaje de entregabilidad verificado superior al 90%.
Nota: Las cifras de este caso corresponden a datos reales del proyecto. El nombre del cliente se mantiene confidencial por acuerdo expreso.
Sector Tecnología — Reducción del coste de licencias de HubSpot
Sector: Tecnología / SaaS B2B
CRM: HubSpot
Problema principal: Base de contactos inflada con registros inactivos y duplicados que aumentaban el coste mensual de la licencia
El problema
Una empresa SaaS B2B tenía su base de contactos en HubSpot. El coste de la licencia estaba directamente vinculado al número de contactos activos almacenados en el sistema: cuantos más registros, mayor el coste mensual.
El equipo había importado bases de datos a lo largo del tiempo, había creado formularios de captación sin criterio de deduplicación, y nunca había hecho una limpieza sistemática. El resultado era una base con un volumen significativo de registros que incluía duplicados, contactos inactivos, emails inválidos y personas que llevaban años sin interactuar con la empresa.
Pagar una licencia de CRM por el tamaño de una base de datos donde entre el 40% y el 60% de los registros son inútiles es pagar el doble por la mitad.
Lo que hicimos
Realizamos una auditoría completa de la base de HubSpot. Identificamos duplicados exactos y probables, registros sin actividad en los últimos 24 meses, emails que bounceaban de forma consistente, y contactos que no coincidían con el Perfil de Cliente Ideal (ICP) de la empresa.
Aplicamos un criterio de limpieza acordado con el equipo: qué registros eliminar, qué fusionar, qué mantener aunque estén inactivos (por razones históricas o de seguimiento). Todo con las reglas definidas y aprobadas por el cliente antes de ejecutar.
Los resultados
50% de reducción en el coste mensual de licencias de HubSpot.
Al reducir el tamaño operativo de la base en un 50%, el cliente pasó a un tier inferior de HubSpot con el consiguiente ahorro mensual recurrente. La base resultante era más pequeña, pero el 100% de los registros que quedaron eran contactos verificados, activos o con potencial de activación real.
El ahorro en licencias recuperó el coste del proyecto en los primeros meses tras la limpieza.
Nota: Las cifras de este caso corresponden a datos reales del proyecto. El nombre del cliente se mantiene confidencial por acuerdo expreso.
Sector Cultura — Base de datos de una editorial
Sector: Cultura / Editorial
Problema principal: Base de datos heredada con múltiples fuentes y años de antigüedad sin actualización sistemática
El problema
Una editorial disponía de una base de datos acumulada a lo largo de años de actividad: autores, distribuidores, libreros, medios, agentes y otros contactos del sector cultural. La base provenía de múltiples sistemas y hojas de cálculo consolidadas en distintos momentos, sin un proceso de mantenimiento continuo.
El reto no era solo la desactualización: era la heterogeneidad de las fuentes. Registros creados con criterios distintos, campos con nomenclaturas diferentes, contactos duplicados bajo nombres ligeramente distintos, y una parte significativa de registros de los que no había forma de saber si seguían siendo válidos sin verificarlos uno a uno.
Lo que hicimos
Abordamos el proyecto en dos fases: primero la deduplicación y normalización (unificar el formato, eliminar duplicados, estandarizar la estructura), y después la localización activa de los registros cuya validez no era posible confirmar de forma automática.
Para los contactos que no aparecían en fuentes digitales verificables, empleamos un proceso de investigación manual combinado con herramientas de búsqueda especializada.
Los resultados
76,6% de los registros localizados con datos verificados y actualizados.
Para una base de datos con el nivel de heterogeneidad y antigüedad que tenía esta editorial, ese porcentaje de localización representa un resultado por encima de lo esperado. El 23,4% restante correspondía a contactos para los que no fue posible encontrar información actualizada en ninguna fuente disponible.
La editorial pasó de tener una base de datos de uso incierto a tener un listado operativo con una tasa de fiabilidad documentada.
Nota: Las cifras de este caso corresponden a datos reales del proyecto. El nombre del cliente se mantiene confidencial por acuerdo expreso.
El patrón que se repite.
En los tres casos, el punto de partida es el mismo: una base de datos acumulada durante años sin proceso de mantenimiento, que nadie sabe exactamente en qué estado está.
El punto de llegada también es consistente: un porcentaje medible de registros recuperados, verificados y actualizados, con el trabajo documentado y entregado.
El primer paso para saber qué tienes es el diagnóstico. Y el diagnóstico es gratuito.
FAQ
P: ¿Podéis compartir el nombre de los clientes de estos casos?
R: Los tres casos están bajo acuerdo de confidencialidad. Podemos poner en contacto directo a posibles clientes con referencias de clientes actuales en sectores similares, bajo el mismo acuerdo de confidencialidad.
P: ¿Tenéis casos en mi sector específico?
R: Hemos trabajado con empresas de salud, tecnología, editorial, servicios profesionales y distribución. Contacta con nosotros para que te expliquemos casos relevantes para tu sector.
P: ¿El 50% de reducción en licencias HubSpot es un caso excepcional o es habitual?
R: Depende del estado inicial del CRM. En bases de datos con más de 3 años sin limpieza y sin criterio de importación, una reducción del 30% al 50% de registros activos es habitual. El diagnóstico gratuito te dará el porcentaje exacto para tu caso.
P: ¿Cuánto tardó cada proyecto?
R: El caso de salud fue un proyecto de 4-6 semanas por el volumen y la necesidad de investigación manual. El caso de tecnología fue más rápido al tratarse principalmente de deduplicación y validación. El diagnóstico gratuito incluye siempre una estimación de tiempo para tu proyecto específico.
Preguntas frecuentes
¿Podéis compartir el nombre de los clientes de estos casos?
R: Los tres casos están bajo acuerdo de confidencialidad. Podemos poner en contacto directo a posibles clientes con referencias de clientes actuales en sectores similares, bajo el mismo acuerdo de confidencialidad.
¿Tenéis casos en mi sector específico?
R: Hemos trabajado con empresas de salud, tecnología, editorial, servicios profesionales y distribución. Contacta con nosotros para que te expliquemos casos relevantes para tu sector.
¿El 50% de reducción en licencias HubSpot es un caso excepcional o es habitual?
R: Depende del estado inicial del CRM. En bases de datos con más de 3 años sin limpieza y sin criterio de importación, una reducción del 30% al 50% de registros activos es habitual. El diagnóstico gratuito te dará el porcentaje exacto para tu caso.
¿Cuánto tardó cada proyecto?
R: El caso de salud fue un proyecto de 4-6 semanas por el volumen y la necesidad de investigación manual. El caso de tecnología fue más rápido al tratarse principalmente de deduplicación y validación. El diagnóstico gratuito incluye siempre una estimación de tiempo para tu proyecto específico.